Zarządzenie Nr 153/20
Burmistrza Miasta Siemiatycze

z dnia 07 stycznia 2020 r.

w sprawie powołania Zespołu ds. realizacji, koordynacji i monitorowania projektu: „Budowa Międzynarodowego Centrum Edukacji Ekologicznej Wschód-Zachód w Siemiatyczach"

Na podstawie art. 30 ust. 1, art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2019 r. poz. 506, 1309, 1571, 1696 i 1815) zarządza się, co następuje:

§ 1. Powołuje się Zespół ds. realizacji, koordynacji i monitorowania projektu: „Budowa Międzynarodowego Centrum Edukacji Ekologicznej Wschód-Zachód w Siemiatyczach” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020, Oś Priorytetowa V. Gospodarka Niskoemisyjna, Działanie 5.4 Strategie niskoemisyjne, Poddziałanie 5.4.1 Strategie niskoemisyjne z wyłączeniem BOF, zwany dalej Zespołem w składzie:

1. kierownik projektu - Krzysztof Leszczyński
2. specjalista ds. technicznych – Piotr Nielipiński
3. specjalista ds. monitoringu i rozliczeń – Agata Cieślik
4. specjalista ds. rozliczeń – Grzegorz Twarowski
5. specjalista ds. księgowości – Joanna Charyton

§ 2. Zasady funkcjonowania Zespołu zawarte są w Regulaminie stanowiącym Załącznik do niniejszego Zarządzenia.

§ 3. Zespół rozpoczyna pracę z dniem powołania.

§ 4. Zespół powołuje się na okres trwania realizacji projektu, a także na czas zachowania jego trwałości.

§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

BURMISTRZ
mgr Piotr Siniakowicz

Załącznik do zarządzenia Nr 153/20
Burmistrza Miasta Siemiatycze
z dnia 07 stycznia 2020 r.

Regulamin funkcjonowania Zespołu ds. realizacji, koordynacji i monitorowania projektu: „Budowa Międzynarodowego Centrum Edukacji Ekologicznej Wschód-Zachód w Siemiatyczach"

§ 1. Powołany Zespół odpowiada za:

1. Całokształt prac związanych z przygotowywaniem i wdrażaniem projektu "Budowa Międzynarodowego Centrum Edukacji Ekologicznej Wschód-Zachód w Siemiatyczach", finansowanego z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego, poprzez zarządzanie administracyjne, finansowe i techniczne oraz pełnienie funkcji opiniodawczo-doradczej dla Burmistrza miasta w przedmiotowym zakresie. Zadania Zespołu, to w szczególności przygotowanie, realizacja i rozliczenie projektu zgodnie z postanowieniami Umowy o dofinansowanie nr UDA-RPPD.05.04.01-20-0034/18-00, podpisanej w dniu 28 listopada 2019 r.

§ 2. Kierownik projektu odpowiada za:

1. terminową realizację projektu;
2. zapewnienie koordynacji pomiędzy wszystkimi fazami realizacji projektu;
3. realizowanie Projektu poprzez zarządzanie i kontrolę w zakresie rzeczowym zgodnie Harmonogramem rzeczowo-finansowym;
4. monitorowanie zmian w projekcie oraz kontrolę realizacji, koordynowanie czynności związanych z wydatkowaniem środków w tym zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych;
5. nadzór nad wykonywaniem harmonogramów realizacji Projektu i harmonogramów rzeczowo-finansowych;
6. organizowanie systematycznych narad koordynacyjnych dotyczących przebiegu i realizacji Projektu;
7. nadzorowanie opracowania dokumentacji przetargowej, w tym opracowania OPZ oraz warunków wyboru wykonawcy;
8. weryfikowanie faktur pod względem zgodności danych rzeczowo-finansowych oraz kontrolę zgodności faktur pod względem merytorycznym;
9. nadzór na wyłonieniem inspektora(-ów) nadzoru inwestorskiego;
10. nadzór nad odbiorem prac wykonanych przez wykonawcę(-ów);
11. zapewnienie warunków i nadzór nad przechowywaniem dokumentów związanych z realizacją projektu tj. wniosku aplikacyjnego wraz z załącznikami, umowy o dofinansowanie Projektu, sprawozdania, harmonogramów, wniosków o płatność, korespondencji związanej z projektem i innych;
12. podział zadań między członkami zespołu.

§ 3. Specjalista ds. technicznych odpowiada za:

1. bieżącą współpracę z inspektorem(ami) nadzoru i wykonawcą(-ami);
2. przygotowanie i przeprowadzenie postępowania dotyczącego wyłonienia wykonawcy(-ów) robót budowlanych oraz inspektora(-ów) nadzoru inwestorskiego;
3. zgłaszanie Kierownikowi projektu ewentualnych problemów z realizacją inwestycji;
4. przygotowanie dokumentacji potrzebnej do wyłonienia inspektora nadzoru inwestorskiego;
5. akceptację realizacji prac wykonanych przez wykonawcy(-ów);
6. udział w odbiorach końcowych w ramach realizacji projektu;
7. kontrolę prawidłowości wykonania zakresu inwestycji zgodnie z projektem budowlanym;
8. zgłaszanie Kierownikowi projektu stwierdzonych nieprawidłowości lub wątpliwości związanych z realizacją inwestycji;
9. udział w naradach koordynacyjnych.

§ 4. Specjalista ds. monitoringu i rozliczeń odpowiada za:

1. sporządzanie sprawozdań z rzeczowej realizacji Projektu;
2. opracowanie dokumentacji przetargowej, w tym przygotowanie OPZ oraz warunków wyboru wykonawcy(-ów);
3. zgłaszanie Kierownikowi projektu ewentualnych problemów z realizacją inwestycji;
4. współpracę z Kierownikiem projektu w zakresie prawidłowej realizacji i rozliczenia projektu;
5. kontakt z Instytucją Zarządzającą w tym informowanie o zmianach w odniesieniu do założeń wniosku o dofinansowanie lub zagrożeniach dla realizacji Projektu w sposób, jaki ustalono w umowie o dofinansowanie;
6. udział w odbiorach końcowych w ramach realizacji projektu;
7. sporządzanie wniosków sprawozdawczych i o płatność oraz ich przekazywanie do Instytucji Zarządzającej;
8. gromadzenie i przechowywanie dokumentów dot. Projektu;
9. działania informacyjne i promocyjne podejmowane w okresie realizacji projektu;
10. weryfikowanie pod względem finansowym przygotowanych wniosków o płatność;
11. udział w naradach koordynacyjnych.

§ 5. Specjalista ds. rozliczeń odpowiada za:

1. wykonanie budżetu Projektu;
2. współpracę z Kierownikiem projektu w zakresie prawidłowej realizacji i rozliczenia projektu;
3. kontakt z Instytucją Zarządzającą w tym informowanie o zmianach w odniesieniu do założeń wniosku o dofinansowanie lub zagrożeniach dla realizacji Projektu w sposób, jaki ustalono w umowie o dofinansowanie;
4. kontrolę dowodów księgowych pod względem poprawności ich wystawienia zgodnie z umową;
5. gromadzenie i przechowywanie dokumentów dot. Projektu;
6. opisywanie dowodów księgowych, kontrolę poprawności ich wystawienia pod kątem zgodności z umową;
7. terminowe i kompletne przekazywanie dokumentów księgowych wraz z załącznikami do Referatu Finansowo-Budżetowego – zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości jednostki;
8. współpraca z zespołem przy działaniach informacyjnych i promocyjnych podejmowanych w okresie realizacji projektu;
9. przygotowanie wniosków o płatność;
10. udział w naradach koordynacyjnych.

§ 6. Specjalista ds. księgowości odpowiada za:

1. współpracę z Kierownikiem projektu w zakresie prawidłowej realizacji i rozliczenia projektu;
2. przygotowanie planu finansowego Urzędu Miasta w zakresie dochodów i wydatków w ramach Projektu;
3. wnioskowanie o wprowadzenie zmian w planie dochodów i wydatków budżetu Miasta związanych z uzyskaniem środków europejskich i dotacji z budżetu państwa w ramach Projektu;
4. kontrolę zgodności operacji finansowych z planem finansowym i dokonywanie niezbędnych korekt planu finansowego;
5. składanie wyjaśnień, uzupełnianie dokumentów i przekazywanie informacji w zakresie dokonywanych w ramach Projektu operacji finansowych na każde żądanie instytucji Zarządzającej, a także w toku prowadzonych kontroli Projektu;
6. nadzór nad przepływami finansowymi w ramach Projektu w celu zapewnienia środków na jego terminową realizację;
7. stworzenie planu kont na potrzeby Projektu;
8. prowadzenie prawidłowego zaangażowania wydatków w ramach Projektu;
9. przygotowanie i realizację wszelkich płatności-przelewów bankowych w ramach Projektu;
10. prowadzenie kontroli pod względem formalno-rachunkowym dokumentów;
11. prowadzenie księgowań dowodów księgowych;
12. przygotowanie dokumentów księgowych niezbędnych do rozliczeń wydatków w ramach Projektu;
13. opisywanie dowodów księgowych zgodnie z wymaganiami Projektu i polityką rachunkowości obowiązującą u Beneficjenta;
14. prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i dochodów, zgodnie z obowiązującymi przepisami, umożliwiającej identyfikację wszystkich transakcji oraz poszczególnych operacji bankowych związanych z Projektem;
15. sporządzanie sprawozdań z finansowych;
16. przygotowywanie wydruków z informatycznej ewidencji księgowej oraz z bankowości elektronicznej, stanowiących załączniki do składanych wniosków o płatność;
17. przechowywanie i archiwizacja wszelkich dowodów księgowych zrealizowanych w ramach projektu w formie papierowej;

Burmistrz Miasta Siemiatycze
mgr Piotr Siniakowicz