ZARZĄDZENIE NR 222/16
BURMISTRZA MIASTA SIEMIATYCZE
z dnia 15 grudnia 2016 r.
w sprawie scentralizowanych zasad rozliczeń podatku od towarów i usług przez Miasto Siemiatycze i jego jednostki organizacyjne

Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 o samorządzie gminnym ( Dz. U. z 2016 r. poz. 446, poz. 1579 ), w związku z art. 3 ustawy z dnia 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku o towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego ( Dz. U. z 2016 r. poz. 1454 ) zarządza się, co następuje:

§ 1.  1. W związku z art. 3 ustawy z dnia 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego z dniem 01 stycznia 2017 r. miasto Siemiatycze podejmuje rozliczenie podatku od towarów i usług ( dalej - „podatek VAT" ) wraz z jednostkami organizacyjnymi rozumianymi jako jednostki budżetowe utworzone przez Miasto Siemiatycze.
2. W celu zapewnienia poprawności i terminowości rozliczeń w zakresie podatku VAT w Mieście Siemiatycze i jego jednostkach budżetowych wprowadza się niniejszym zarządzeniem procedury obowiązujące w tym zakresie.
§ 2.  Skonsolidowane rozliczenie z tytułu podatku VAT jak też procedury określone w niniejszym zarządzeniu obejmują Urząd Miasta w Siemiatyczach oraz jednostki budżetowe wskazane w załączniku do zarządzenia.
§ 3.  Urząd Miasta w Siemiatyczach wykonuje na rzecz i w imieniu Miasta Siemiatycze zadania ewidencyjne i rozliczeniowe w zakresie podatku VAT, które nie dotyczą działalności prowadzonej przez jednostki budżetowe Miasta Siemiatycze.
§ 4.  1. Zobowiązuje się Dyrektorów jednostek budżetowych do następujących czynności:
1) dokonania analizy dochodów osiąganych przez jednostkę pod katem identyfikacji czynności opodatkowanych podatkiem VAT, zwolnionych z opodatkowania podatkiem VAT oraz niepodlegających opodatkowaniu podatkiem VAT;
2) w przypadku jednostek nie posiadających kas rejestrujących - przeanalizowania przepisów prawnych w zakresie ustalenia, czy jednostka ma obowiązek zainstalowania kas rejestrujących i dokonania ich zakupu, gdy zachodzi taka potrzeba;
3) w przypadku jednostek posiadających kasy rejestrujące - zweryfikowania poprawności dokumentów generowanych przez te kasy oraz doprowadzenia czynności wykonywanych w tym zakresie do zgodności z obowiązującymi przepisami;
4) sporządzenia aneksów do zawartych umów w zakresie prawidłowego określenia strony umowy oraz dokonania zmiany zapisów umownych, w taki sposób, aby wynagrodzenie zostało wyrażone jako kwota netto plus kwota podatku VAT. W przypadku, gdy dana jednostka jest dostawcą ( usługodawcą ), należy zawrzeć w umowie postanowienie o doliczeniu do pobieranej ceny podatku VAT, według obowiązującej dla danej czynności stawki VAT. Jeżeli nie będzie to możliwe należy pozostawić cenę dotychczasową, a należny podatek obliczyć metodą "w stu". Stronę umowy należy określić zgodnie z § 6 ust. 1 niniejszego zarządzenia. Aneksy należy zawrzeć z datą obowiązywania od 01 stycznia 2017 r. proces aneksowania umów należy zakończyć do dnia 31 stycznia 2017 r;
5) dokonania stosownych zmian w polityce rachunkowości obowiązującej w jednostce, w szczególności w zasadach obiegu dokumentów i funkcjonowania kont związanych z rozliczeniem podatku VAT ( fakturowanie sprzedaży, kwalifikowalność podatku naliczonego do odliczenia, ewidencja podatku należnego, podatku naliczonego, rozliczenie podatku VAT z Urzędem Miasta ) w związku z centralizacją rozliczeń VAT w Mieście Siemiatycze;
6) dokonania podziału obowiązków i odpowiedzialności pomiędzy osoby odpowiedzialne za wykonywanie zadań związanych z wszystkimi czynnościami dotyczącymi podatku od towarów i usług i jego rozliczeniem w związku z centralizacją rozliczeń VAT w Mieście Siemiatycze.
2. Począwszy od 01 stycznia 2017 r. zobowiązuję Dyrektorów jednostek budżetowych do:
1) wystawiania przez jednostkę faktur dokumentujących wykonywanie przez nią czynności opodatkowanych VAT w przypadku, gdy obowiązek taki wynika z właściwych przepisów, jak też prowadzenia ewidencji wystawianych przez jednostkę faktur;
2) sporządzania „cząstkowych” ewidencji ( rejestrów ) VAT, w których będą ujmowane czynności opodatkowane podatkiem VAT wykonywane przez jednostkę ( rejestry sprzedaży ) oraz nabycia towarów i usług dokonywane przez jednostkę, od których podatek VAT podlega odliczeniu ( rejestry zakupu );
3) sporządzania - na podstawie ewidencji ( rejestrów ) wskazanych w pkt 2 - tzw. "cząstkowych" deklaracji VAT;
4) dokumentowania czynności wewnętrznych pomiędzy jednostkami budżetowymi Miasta Siemiatycze oraz pomiędzy jednostkami a Miastem Siemiatycze za pomocą innego niż faktura dokumentu, tj. nota księgową i nie ujmowania ich w ewidencji sprzedaży ( rejestrach ) ani w deklaracjach cząstkowych.
§ 5.  1. Prowadzenie ewidencji ( rejestrów ) zakupów i sprzedaży opodatkowanej podatkiem VAT odbywa się zgodnie z przepisami art. 109 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług ( Dz. U. z 2016 r. poz. 710, poz. 846, poz. 960, poz. 1052, poz. 1206, poz. 1228, poz. 1579 ) dalej - "ustawy o VAT", z uwzględnieniem informacji odpowiadających strukturze „JPK_VAT" zgodnie z aktualnymi wymogami Ministra Finansów w zakresie struktur logicznych postaci elektronicznej ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, o których mowa w art. 193a § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa ( Dz. U. z 2015 r. poz. 613 ze zm. )
2. Ewidencja sprzedaży sporządzona jest na podstawie wszystkich wystawionych faktur lub dokumentów innych niż faktury. Ewidencję zakupu towarów i usług sporządza się wyłącznie na podstawie otrzymanych faktur i to tylko tych, które dają jednostce prawo do pełnego lub częściowego odliczenia podatku naliczonego. Obowiązuje sporządzanie ewidencji zerowych.
3. W celu ujednolicenia numeracji prowadzonych cząstkowych rejestrów zakupu i sprzedaży, ustala się w jednostkach budżetowych następujący sposób ich oznaczenia:
1) nazwa rejestru: Ewidencja zakupu VAT / Ewidencja sprzedaży VAT;
2) numer rejestru: kolejny numer / Miasto Siemiatycze / skrócona nazwa jednostki budżetowej; np. dla Gimnazjum Publicznego Nr 1 - 4 / Miasto Siemiatycze / GP1;
3) okres, którego rejestr dotyczy: miesiąc / rok;
4) nazwa podmiotu: Miasto Siemiatycze / nazwa jednostki budżetowej;
5) adres jednostki;
6) NIP: 544-15 37-192
4. Deklaracje "cząstkowe" sporządza sie na podstawie danych wynikających ze sporządzonych przez jednostkę rejestrów VAT. Kwoty ujmowane w deklaracjach powinny obejmować wartości w groszach, tzn. nie należy stosować zaokrągleń kwot do pełnych złotych. Należy również składać deklaracje zerowe. Deklaracje „cząstkowe" należny sporządzać zgodnie ze wzorem przewidzianym właściwymi przepisami prawa dla deklaracji VAT - 7.
§ 6.  1. Od 01 stycznia 2017 r. podatnikiem ( sprzedawcą ) i nabywcą dla jednostek budżetowych miasta jest Miasto Siemiatycze. Faktury wystawiane przez jednostki budżetowe i otrzymywane od ich kontrahentów powinny zawierać następujące dane "podatnika" ( „sprzedawcy" ) lub ”nabywcy„:

2. Jednostki budżetowe zobowiązane są do wystawiania faktur na zasadach i w terminach określonych przepisami ustawy o VAT oraz przepisami wykonawczymi do tej ustawy. Faktury muszą zawierać wszystkie niezbędne elementy, o których mowa w art. 106e ustawy o VAT.
3. Wprowadza sie jednolite zasady numeracji faktur sprzedaży, faktur korygujących oraz not korygujących, tzn.: nr/miesiąc/rok/skrócona nazwa jednostki budżetowej np. 001/01/2017/GP1. Możliwe jest także zamieszczanie dodatkowych symboli używanych dotychczas w jednostce, w tym dla określenia poszczególnych rodzajów sprzedaży.
§ 7.  1. W celu zapewnienia prawidłowości i terminowości rozliczania przez Miasto Siemiatycze podatku VAT zobowiązuje się Dyrektorów jednostek budżetowych do następujących czynności:
1) wyznaczenie osoby lub osób odpowiedzialnych za prawidłowość rozliczeń podatku VAT w jednostce;
2) dostarczanie rejestrów zakupu i sprzedaży oaz sporządzonej na ich podstawie "cząstkowej„ deklaracji VAT do księgowości budżetowej Referatu Finansowo - Budżetowego Urzędu Miasta Siemiatycze w terminie do 14. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Jeżeli 14. dzień miesiąca przypada w dzień wolny od pracy, to w/w dokumenty należy przekazać w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym ten dzień. Dokumenty te muszą być podpisane przez dyrektora i głównego księgowego jednostki. Dokumenty należy sporządzić w dwóch egzemplarzach i przekazać za pokwitowaniem.
3) przekazanie przelewem obliczonej kwoty podatku VAT, która jest wynikiem rozliczenia podatku przez jednostkę za dany miesiąc ( nadwyżki podatku należnego nad naliczonym ) w terminie do 18. dnia następnego miesiąca na rachunek bankowy nr 66 1240 5211 1111 0010 3200 7917 wpisując w treść przelewu „VAT za miesiąc / rok / nazwa jednostki”.
2. W przypadku, gdy z deklaracji lub korekty deklaracji wynika kwota podatku VAT do zwrotu, podatek zostanie przekazany jednostce budżetowej na rachunek bankowy po otrzymaniu tych środków z Urzędu Skarbowego.
3. W przypadku, gdy po przesłaniu rejestrów i deklaracji VAT zostaną stwierdzone nieprawidłowości w tych dokumentach lub zaistnieje inna okoliczność skutkująca koniecznością dokonania korekty deklaracji VAT za dany miesiąc, należy:
1) niezwłocznie zgłosić tę okoliczność na piśmie;
2) sporządzić niezbędne korekty w/w dokumentów oraz przekazać je za pokwitowaniem do Urzędu Miasta wraz z uzasadnieniem przyczyn tych korekt. Dokumenty te muszą być podpisane przez dyrektora i głównego księgowego jednostki.
4. Pracownicy księgowości budżetowej referatu Finansowo - Budżetowego Urzędu Miasta zajmujący się rozliczeniami w zakresie VAT prowadzą nadzór nad:
1) terminowością składania i przekazywania przez jednostki budżetowe dokumentacji w wersji papierowej i elektronicznej;
2) zgodności danych przekazywanych przez jednostki budżetowe w wersji papierowej z danymi w wersji elektronicznej;
5. Osoby odpowiedzialne za rozliczenia VAT w jednostkach zobowiązane są na żądanie pracowników księgowości budżetowej Referatu Finansowo - Budżetowego Urzędu Miasta udzielać niezwłocznie informacji w zakresie rozliczania VAT, w tym przekazywanych przez nie rejestrów i deklaracji.
§ 8.  Za treść złożonych dokumentów, poprawność obliczeń i zadeklarowanie podatku należnego i naliczonego wykazanego w deklaracjach cząstkowych za dany okres rozliczeniowy oraz terminowość przekazywania dokumentacji i przelewów, o których mowa w § 7 ust. 1 pkt. 2 i 3 odpowiada dyrektor jednostki.
§ 9.  1. Agregacja danych zawartych w cząstkowych rejestrach sprzedaży i zakupów prowadzonych dla celów prawidłowego sporządzenia cząstkowych deklaracji VAT - 7, dostarczonych przez jednostki budżetowe oraz Urząd Miasta, następować będzie w zbiorczym rejestrze sprzedaży i zakupu w księgowości budżetowej Referatu Finansowo - Budżetowego.
2. Na ich podstawie osoba zajmująca się rozliczaniem VAT, przygotowuje "Zbiorczą deklarację VAT - 7 dla Miasta Siemiatycze„, którą przekazuje do Urzędu Skarbowego w ustawowym terminie.
3. Zapłaty podatku VAT na rachunek Urzędu Skarbowego dokonuje księgowość budżetowa Urzędu Miasta w Siemiatyczach na podstawie zbiorczej deklaracji VAT - 7 w ustawowym terminie.
4. Za prawidłową realizację prac określonych w ust 1 - 3 odpowiada Skarbnik Miasta.
§ 10.  1. W przypadku kontroli organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej w zakresie podatku VAT jednostki budżetowe obwiązane są w wyznaczonym terminie oraz w wyznaczony sposób udostępnić posiadaną przez nie dokumentację, jak też udzielać wszelkich niezbędnych wyjaśnień w zakresie dokonywanego przez te jednostki rozliczenia VAT.
2. Jednostki budżetowe obowiązane są przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczenia podatku VAT oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem stosownie do zasad przewidzianych w art. 112 ustawy o VAT.
§ 11.  Ewentualne sprawy sporne lub wątpliwości w stosowaniu postanowień niniejszego zarządzenia podlegają wyjaśnieniu lub uzgodnieniu ze Skarbnikiem Miasta.
§ 12.  Procedury zawarte w niniejszym zarządzeniu opracowano według stanu prawnego obowiązującego na dzień 09 grudnia 2016 r. Zmiany w przepisach prawa i interpretacjach dotyczących podatku od towarów i usług ( VAT ) - wydane po tym dniu - winny być na bieżąco uwzględniane przez wszystkie jednostki, których dotyczy niniejsze zarządzenie, niezależnie od terminu opracowania i wprowadzenia w życie stosownych zmian lub uzupełnień do niniejszego zarządzenia.
§ 13. 1. Zobowiązuje się dyrektorów jednostek budżetowych, osoby wyznaczone przez dyrektorów jednostek budżetowych jako odpowiedzialne za prawidłowość rozliczeń podatku VAT w jednostce oraz pracowników Referatu Finansowo - Budżetowego Urzędu Miasta Siemiatycze do zapoznania się z treścią niniejszego zarządzenia oraz przestrzegania ustalonych w niniejszym zarządzeniu procedur i zasad w zakresie skonsolidowanego rozliczenia z tytułu podatku VAT Miasta Siemiatycze;
2. Zobowiązuje się dyrektorów jednostek budżetowych do uwzględnienia zapisów niniejszego zarządzenia w polityce rachunkowości jednostki.
§ 14.  Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Miasta oraz Dyrektorom jednostek budżetowych.
§ 15.  Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od 01 stycznia 2017 r.

Burmistrz
Piotr Siniakowicz