Siemiatycze, dnia 7 grudnia 2021 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

Dot. zakup i dostawa ciągnika kompaktowego do wykonywania działań własnych Miasta Siemiatycze.

Zamawiający:
Miasto Siemiatycze
Pałacowa 2
17-300 Siemiatycze
Tel: (85) 65 65 803

POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Postępowanie prowadzone jest w oparciu o Zarządzanie nr 8/21 Kierownika Urzędu z dnia
   14 kwietnia 2021 w sprawie regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość jest niższa od kwoty 130 tys. zł
2. Do niniejszego postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 11 września 2021r. - Prawo zamówień publicznych.
3. Zamawiający nie przewiduje złożenia ofert częściowych.
4. Zamawiający nie przewiduje złożenia ofert wariantowych.
5. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. Wszelkie dokumenty składane w języku obcym powinny zostać złożone wraz z ich tłumaczeniem na język polski.
6. Zamawiający może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić treść zapytania ofertowego.
7. Zmiany treści zapytania ofertowego oraz wyjaśnienia udzielone przez Zamawiającego na zapytania Wykonawców stają się integralną częścią zapytania ofertowego i są wiążące dla wykonawców.

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Celem zapytania jest zakup i dostawa ciągnika kompaktowego do wykonywania działań własnych Miasta Siemiatycze.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, w tym wykaz minimalnych wymaganych parametrów techniczno - użytkowych, wyposażenia pojazdu został opisany w „Opisie przedmiotu zamówienia” stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
3. Wykonawca zobowiązany jest do usunięcia wszelkich szkód spowodowanych
   w transporcie oraz powstałych w trakcie realizacji zamówienia.
4. Wykonawca odpowiedzialny jest za całokształt zamówienia, w tym za przebieg oraz terminowe wykonanie, jakość i zgodność z obowiązującymi normami.
5. Pojazd musi być fabrycznie nowy, kompletny, nieużywany, wolny od wad fizycznych.

TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA

Wykonawca zobowiązany będzie do realizacji zamówienia w terminie: 4 miesięcy od dnia podpisania umowy.

WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

1. Warunki wymagane od Wykonawców - o zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy którzy spełniają warunki dotyczące:
   1. posiadania odpowiedniego potencjału technicznego i ekonomicznego do wykonania zamówienia;
   2. sytuacji ekonomicznej i finansowej.
2. W celu wykazania spełnienia wymagań warunkujących udział w postępowaniu wykonawcy zobowiązani są przedłożyć Oświadczenie o spełnieniu warunków stanowiące Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania.
3. O udzielenie zamówienia nie może ubiegać się Wykonawca wobec, którego jest prowadzone postępowanie likwidacyjne, upadłościowe lub naprawcze, jak również który pozostaje pod zarządem komisarycznym w świetle obowiązujących przepisów prawa polskiego. W celu potwierdzenia spełnienia braku podstaw do wykluczenia Wykonawca zobowiązany jest załączyć odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji informacji o działalności gospodarczej.
4. Wykonawca, który nie jest producentem winien być autoryzowanym przedstawicielem/dealerem producenta ciągników oraz posiadać Serwin zapewniający naprawy gwarancyjne.

ZAKAZ POWIĄZAŃ KAPITAŁOWYCH I OSOBOWYCH

1. Zamówienie nie może zostać udzielone Wykonawcy powiązanemu z Zamawiającym kapitałowo lub osobowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą polegające w szczególności na:
   1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
   2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
   3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
   4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
2. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy powiązanego z nim kapitałowo lub osobowo.
3. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się również wykonawców, którzy złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego postępowania.

MIEJSCE I TERMIN ZŁOŻENIA OFERTY

1. Ofertę należy złożyć w 1 egzemplarzu w nieprzezroczystym, zabezpieczonym przed otwarciem opakowaniu na adres: Miasto Siemiatycze, ul. Pałacowa 2, 17-300 Siemiatycze. Opakowanie należy opisać następująco:

   „Zakup i dostawa ciągnika kompaktowego do wykonywania działań własnych Miasta Siemiatycze”

   Nie otwierać przed dniem 17.12.2021 roku. do godz. 10.00

2. Ofertę wraz z załącznikami należy złożyć w nieprzekraczalnym terminie do 17.12.2021 r. roku, godz. 10.00.
3. Zamawiający wyraża zgodę na złożenia oferty w formie elektronicznej (skan podpisanej oferty i załączników w formie pliku .pdf), którą należy przesłać na adres [urzad@siemiatycze.eu], przy czym w tytule wiadomości e-mail należy wskazać: „Zakup i dostawa ciągnika kompaktowego do wykonywania działań własnych Miasta Siemiatycze”
4. Przez formę pisemną rozumie się każdą technikę wyrażenia woli osoby upoważnionej do składania ofert w imieniu Wykonawcy np. własnoręczny czytelny podpis składający się
   z imienia i nazwiska lub imienna pieczęć firmowa z parafą jej właściciela. Za formę pisemną uznaje się również podpisanie oferty wraz z załącznikami podpisem elektronicznym: kwalifikowanym lub niekwalifikowanym, zaufanym ePUAP lub osobistym.
5. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

TERMIN ROZSTRZYGNIĘCIA POSTĘPOWANIA

Wykonawca jest związany złożoną ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

INFORMACJA O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI

W sprawach dotyczących postępowania istnieje możliwość kontaktu z koordynatorem projektu Panem Grzegorzem Twarowski pod numerem telefonu 85 65 65 815 lub drogą elektroniczną pod adresem e-mail: grzegorz.twarowski@siemiatycze.eu

SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY

1. Ofertę należy sporządzić w formie pisemnej, w języku polskim.
2. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
3. Oferta powinna zawierać:
   1. wypełniony Formularz ofertowy, zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego,
   2. oświadczenie o:
      • braku powiązań,
      • spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego
   3. zgodę na przetwarzanie danych osobowych, zgodną z wzorem stanowiącym Załącznik nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego - dotyczy Wykonawców będących osobami fizycznymi lub osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą,
   4. pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do podpisania oferty w imieniu Wykonawcy - jeżeli dotyczy,
   5. wydruk z danymi Wykonawcy z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej - jeżeli dotyczy.
4. Oferta wraz z załącznikami musi zostać podpisana przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentowania Wykonawcy.
5. Jeżeli Wykonawca składa wraz z ofertą informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa
   w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, powinien to zastrzec składając ofertę oraz wykazać, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. W przypadku gdy Wykonawca nie wykaże, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16.04.1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, Zamawiający uzna zastrzeżenie tajemnicy za bezskuteczne, o czym poinformuje Wykonawcę. Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa powinny być zgrupowane i stanowić oddzielną część oferty, opisaną w następujący sposób: „tajemnica przedsiębiorstwa - tylko do wglądu przez Zamawiającego”.
6. Zamawiający podpuszcza korekty w ofercie w zakresie:
   1. Oczywistej omyłki pisarskiej.
   2. Oczywistej omyłki rachunkowej z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek.
   3. Inne omyłki polegające na niezgodności oferty, niepowodujące istotnych zmian merytorycznych wyrażenia.

SPOSÓB OBLICZENIA CENY OFERTY

1. Cena brutto oferty powinna obejmować wszystkie koszty, opłaty i podatki, które Wykonawca poniesie w związku z realizacją zamówienia.
2. Cena powinna być wyrażona cyfrowo i słownie z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
3. W przypadku, gdy cena wyrażona cyfrowo będzie różna od ceny wyrażonej słownie, Zamawiający jako właściwą przyjmie cenę wyrażoną słownie.
4. Cena powinna być określona w złotych polskich. Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w walucie polskiej.
5. Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z najniższą ceną, a jeżeli zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wzywa Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.
6. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.

KRYTERIA OCENY OFERT, INFORMACJA O WAGACH PUNKTOWYCH LUB PROCENTOWYCH PRZYPISANYCH DO POSZCZEGÓLNYCH KRYTERIÓW OCENY OFERT ORAZ OPIS SPOSOBU PRZYZNAWANIA PUNKTACJI ZA SPEŁNIENIE KRYTERIÓW OCENY OFERT

1. Zamawiający dokona wyboru Wykonawcy zgodnie z poniższymi kryteriami oceny ofert:
   1. cena ofertowa brutto-waga procentowa - 90%
   2. gwarancja – 10%
2. Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która spełnia wszystkie wymagania określone w zapytaniu ofertowym oraz otrzyma największą liczbę punktów wg poniższego wzoru:

   ŁP = C + G
   gdzie:
   ŁP – łączna ilość punktów badanej oferty;
   C – ilość punktów badanej oferty w kryterium - Cena;
   G – ilość punktów badanej oferty w kryterium – Okres gwarancji;

   Uzyskana z wyliczenia ilość punktów zostanie ostatecznie ustalona z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku z zachowaniem zasady zaokrągleń matematycznych.

3. Punkty za kryterium „cena” zostaną obliczone według wzoru:

               Cn
   P_c = ---------- x 90 pkt
               C_b
   gdzie,
   P_c - ilość punktów za kryterium cena,
   C_n - najniższa cena ofertowa spośród ofert nieodrzuconych,
   Cb - cena oferty badanej.

   W kryterium „Cena”, oferta z najniższą ceną otrzyma 90 punktów, a pozostałe oferty po matematycznym przeliczeniu w odniesieniu do najniższej ceny odpowiednio mniej.

4. Wymagany minimalny okres gwarancji – 36 miesięcy.

   Ilość punktów przyznawana w ofercie – sposób oceny:

   • 36 miesięcy – 0 pkt
   • 37-48 miesięcy - 5 pkt
   • 49-60 miesięcy - 10 pkt.

   Okres gwarancji nie może byś krótszy niż 36 miesięcy.

Punktacja przyznawana ofertom w poszczególnych kryteriach będzie liczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Najwyższa liczba punktów wyznaczy najkorzystniejszą ofertę.

WYBÓR WYKONAWCY

1. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od przyjęcia zlecenia od Zamawiającego, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert.
2. Informacja o wybranym Wykonawcy zostanie opublikowana w miejscu upublicznienia zapytania ofertowego, tj. w bazie konkurencyjności.
3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dalszych negocjacji dotyczących wyłącznie ceny oferty z Wykonawcą, który złożył ofertę najkorzystniejszą w przypadku, gdy cena tej oferty przewyższa kwotę, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. W przypadku, gdy cena oferty przekracza budżet Zamawiającego, i nie jest on w stanie jej zwiększyć, postępowanie może zostać unieważnione z tego powodu.

PODSTAWY ODRZUCENIA OFERTY

Zamawiający odrzuci ofertę:

1. Niezgodną z treścią niniejszego zapytania ofertowego,
2. która zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia,
3. która zawiera błąd w obliczeniu ceny,
4. która jest niezgodna z obowiązującymi przepisami prawa,
5. która jest nieważna na podstawie przepisów prawa.

PODSTAWY UNIEWAŻNIENIA POSTĘPOWANIA

Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania w każdym czasie bez podania przyczyny. Zamawiający może unieważnić postępowanie w szczególności w przypadku, gdy:

1. nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu,
2. cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
3. zostały złożone oferty dodatkowe o takiej samej cenie.

WARUNKI ISTOTNYCH ZMIAN UMOWY ZAWARTEJ W WYNIKU PRZEPROWADZONEGO POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

Nie jest możliwe dokonywanie istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty Wykonawcy, chyba że:

1. zmiany nie prowadzą do zmiany charakteru dostawy, i dotyczą następujących zmian przewidzianych w zapytaniu ofertowym:
   1. zmian formalno-organizacyjnych stron (np. zmiana oznaczenia firmy, adresu, siedziby);
   2. zmiany wynagrodzenia Wykonawcy w przypadku zmiany przez ustawodawcę przepisów dotyczących stawki procentowej należnego podatku Cena netto nie ulegnie zmianie, a cena brutto ulegnie zmianie, w wysokości i terminie wynikającym z aktu prawnego wprowadzającego nową stawkę;
   3. wystąpienia siły wyższej rozumianej, jako wydarzenie lub okoliczność o charakterze nadzwyczajnym, na którą Wykonawca ani Zamawiający nie mają wpływu.

KLAUZULA INFORMACYJNA RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych):

1. administratorem danych osobowych jest Burmistrz Miasta Siemiatycze z siedzibą
   w Siemiatyczach, ul. Pałacowa 2;
2. dane kontaktowe do inspektora ochrony danych: adres e-mail iod@siemiatycze.eu, tel.
   85 6565813, Urząd Miasta Siemiatycze, ul. Pałacowa 2;
3. Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
4. odbiorcami danych osobowych będą wyłącznie podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa;
5. Dane osobowe będą przechowywane przez okres zgodny z przepisami prawa (Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych);
6. w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
7. posiada Pani/Pan:
   • na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
   • na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
   • na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO; 
   • prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

Podanie przez Państwa danych osobowych jest warunkiem złożenia przez Państwa oferty w ramach przeprowadzanego postępowania.

WZÓR UMOWY

1. Umowa z wybranym Wykonawcą zostanie zawarta na warunkach określonych we wzorze umowy stanowiącym Załącznik nr 5 do zapytania ofertowego.
2. Złożenie przez Wykonawcę oferty jest równoznaczne z akceptacją wzoru umowy oraz zobowiązaniem do zawarcia umowy na warunkach w niej określonych.
3. Umowa z wybranym Wykonawcą zostanie zawarta w terminie i miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego.

Załączniki do niniejszego zapytania ofertowego:
Załącznik nr 1- opis przedmiotu zamówienia,
Załącznik nr 2 - formularz ofertowy,
Załącznik nr 3 - oświadczenie
  - o braku powiązań,
  - o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu.
Załącznik nr 4 - zgoda na przetwarzanie danych osobowych,
Załącznik nr 5 - wzór umowy