Siemiatycze: 22.01.2021 r.

FB.1720.1.2021

Zawiadomienie o zamiarze podpisania umowy

W związku z przeprowadzonym postepowaniem „Zapytanie ofertowe na świadczenie usług audytu wewnętrznego” (data rozstrzygnięcia - 19.10.2020 r.), w nawiązaniu do § 3 ust. 3 Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 30.000 euro, art. 263 ustawy prawo zamówień publicznych oraz ze względu na istotne przyczyny polegające na uchylaniu się od zawarcia umowy przez Biuro Audytu Anna Ziembicka - audytora wyłonionego w drodze przeprowadzonego postepowania, podjęto decyzję o zawarciu umowy na przeprowadzenie audytu wewnętrznego z firmą która przeprowadzała audyt za rok 2020 – Tomasz Starczewski, Małgorzata Lepa – konsorcjum osób fizycznych.

Burmistrz
Piotr Siniakowicz

FB. 1720.1.2020

Siemiatycze, 15 września 2020 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE NA ŚWIADCZENIE

USŁUGI AUDYTU WEWNĘTRZNEGO

Szacunkowa wartość zamówienia poniżej równowartości 30 000 euro. Na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2019, z późn. zm.) Zamawiający przeprowadza postępowanie w formie zapytania ofertowego i zaprasza do składania ofert na świadczenie usług audytu wewnętrznego.

1. DANE ZAMAWIAJĄCEGO:
Miasto Siemiatycze
ul. Pałacowa 2
17-300 Siemiatycze
http://bip.um.siemiatycze.wrotapodlasia.pl
http://www.siemiatycze.eu/pl/
e-mail: urzad@siemiatycze.eu
tel. (85) 656 58 00
fax. (85) 656 58 03

2. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług audytu wewnętrznego w okresie od 1 stycznia 2021 r. do 31 grudnia 2023 r. Audyt wewnętrzny, jako działalność niezależna i obiektywna, której celem jest wspieranie Burmistrza Miasta Siemiatycze w realizacji celów i zadań gminy przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze, powinien być prowadzony przez usługodawcę zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tj. Dz. U. z 2019 r., poz. 869 z późn. zm.) oraz przepisami wydanymi na jej podstawie.

Usługa swoim zakresem obejmuje:

1) ocena zidentyfikowanych obszarów potencjalnego ryzyka i dokonanie ich analizy;
2) opracowanie rocznego planu audytu wewnętrznego na rok 2021, 2022 i 2023 o którym mowa w art. 283 Ustawy o finansach publicznych, w oparciu o analizę ryzyka;
3) przeprowadzenie co najmniej dwóch zadań audytowych zgodnie z planem audytu na 2021, 2022 i 2023 r.;
4) podejmowanie czynności doradczych, w tym składanie wniosków mających na celu usprawnienie funkcjonowania obszarów podlegających audytowi;
5) terminowe sporządzenie rzetelnej dokumentacji z prowadzonych audytów;
6) przygotowanie sprawozdania z wykonania audytu za 2020 r. w terminie do 31 stycznia 2021 r. ; za 2022 r. w terminie do 31 stycznia 2023 r.; za 2023 r. w terminie do dnia 31 stycznia 2024 r.
7) prowadzenie akt stałych i bieżących audytu.

3. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy:

1) posiadający uprawnienia audytora wewnętrznego, o których mowa w art. 286 ustawy o finansach publicznych (w przypadku osób fizycznych lub osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą) lub zatrudniające do przeprowadzenia audytu wewnętrznego w jednostce osoby spełniające warunki określone w art. 286 ustawy o finansach publicznych (dotyczy innych podmiotów);
2) posiadający doświadczenie w realizacji usługi audytowej Zamawiający uzna za spełniony warunek doświadczenia, jeżeli Wykonawca usługi wskaże, że w ciągu ostatnich dwóch latach poprzedzających datę złożenia oferty wykonał co najmniej cztery zadania audytowe w jednostkach zobowiązanych do przeprowadzenia audytu wewnętrznego na podstawie ustawy o finansach publicznych (referencje, rekomendacje).
3) Wykonawca nie może być powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym.

4. DOŚWIADCZENIA I OŚWIADCZENIA WYMAGANE OD WYKONAWCY:
1) Formularz ofertowy według wzoru stanowiącego załącznik do zapytania;
2) Oświadczenia o spełnieniu warunków, o których mowa w art. 286 ust. 1 pkt 1 –3 ustawy o finansach publicznych
3) Kopie poświadczone za zgodność z oryginałem potwierdzających wykształcenie oraz kwalifikacje do przeprowadzenia audytu wewnętrznego;
4) Informacje o wykonanych audytach wewnętrznych w jednostkach zobowiązanych do przeprowadzenia audytu wewnętrznego w ciągu dwóch lat poprzedzających datę złożenia oferty.
5) Zgodę osób fizycznych na przetwarzanie danych osobowych.

5. WYMAGANY TERMIN WYKONANIA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

Termin wykonania zamówienia: od 1 stycznia 2021 r. do 31 grudnia 2023 r.

6. KRYTERIUM WYBORU OFERTY PRZEZ ZAMAWIAJĄCEGO:
Cena: waga kryterium 100%.

7. OPIS SPOSOBU OBLICZANIA CENY W SKŁADANEJ OFERCIE CENOWEJ:
1) Cena wskazana w ofercie musi być podana w PLN cyfrowo i słownie, w wysokości brutto (z wyodrębnieniem należnego podatku VAT – jeśli występuje);
2) Podana cena będzie ceną ryczałtową;
3) Cena za wykonanie przedmiotu zamówienia może być tylko jedna (nie dopuszcza się wariantowości cen);
4) Cena za wykonanie usługi obejmować będzie wszystkie koszty związane z jej realizacją, a w szczególności należność za usługę łącznie z kosztami dojazdów, delegacji, kosztów ubezpieczenia, itp.

8. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY:
1) Oferent powinien przygotować ofertę na formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik Nr 1 do niniejszego zapytania;
2) Oferta powinna:
- zawierać imię i nazwisko/nazwa wykonawcy
- zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefony, e-mail, numer NIP
- zawierać cenę
- być podpisana przez osobę uprawnioną

3) Do oferty należy dołączyć m.in.:
- Pełnomocnictwo do reprezentowania, określające zakres umocowania jeśli dotyczy

9. SPOSÓB I TERMIN ZŁOŻENIA OFERTY:

1) Termin złożenia ofert: 16 października 2020 r.
2) Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres skarbnik@siemiatycze.eu , lub poczty, lub kuriera, lub dostarczona osobiście na adres: Urząd Miasta Siemiatycze, ul. Pałacowa 2, 17 – 300 Siemiatycze;
3) Dokumenty składane e-mailem muszą być podpisane przez upoważnione osoby i zeskanowane;
4) Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę;
5) Oferta otrzymana przez Zamawiającego po terminie nie będzie rozpatrywana.
6) Otwarcie ofert nastąpi w dniu 19 października 2020 r.

10. INFORMACJE DODATKOWE:
1) Informację o wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zamieści na stronie internetowej pod adresem: http://bip.um.siemiatycze.wrotapodlasia.pl/zamowienia_publiczne/Inne_zamowienia/
2) Przewiduje się jednorazową płatność po zakończeniu zadania, w terminie 30 dni od wpływu do Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury;
3) Zamawiający zastrzega unieważnienie postępowania na każdym jego etapie do momentu podpisania umowy bez wskazywania przyczyny.

11. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
 

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016,str.1), informuję, że:
1) administratorem Państwa danych osobowych jest Burmistrz Miasta Siemiatycze z siedzibą w Siemiatyczach, ul. Pałacowa 2;
2) dane kontaktowe do inspektora ochrony danych: adres e-mail iod@siemiatycze.eu, tel. 85 6565813, Urząd Miasta Siemiatycze, ul. Pałacowa 2;
3) Państwa dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji ustawowych zadań przez Miasto Siemiatycze - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych, w celu związanym z postępowaniem o udzielenie powyższego zamówienia publicznego.
4) odbiorcami Państwa danych osobowych będą wyłącznie podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa;
5) Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich/organizacji międzynarodowych;
6) Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres zgodny z przepisami prawa (Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 ze zm.));
7) posiadają Państwo prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania;
8) mają Państwo prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych gdy uznają, iż przetwarzanie danych osobowych Państwa dotyczących narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych;
9) podanie przez Państwa danych osobowych bezpośrednio Państwa dotyczących  jest niezbędne do realizacji, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, konsekwencje z niepodania określonych danych wynikają z ustawy pzp;
10) Państwa dane nie będą przekazywane w sposób zautomatyzowany.

Załączniki:

1)      Formularz ofertowy